De la persona de confianza a una estructura de gestión para la PyME
En las grandes empresas existe una práctica que nadie discute demasiado: las decisiones importantes no deberían depender de la mirada de una sola persona.
Por eso existen directorios, gerencias especializadas, comités, asesores, auditorías, indicadores y sistemas de control.
El directorio no necesita hacer el trabajo cotidiano de la empresa. Su función es diferente: mirar el negocio desde arriba, hacer las preguntas correctas, analizar información, cuestionar desviaciones y verificar que la organización esté avanzando hacia los resultados esperados.
Sin embargo, cuando bajamos al mundo de las pequeñas y medianas empresas, muchas veces ocurre exactamente lo contrario.
El dueño termina dependiendo de unas pocas personas.
Y, en algunos casos, de una sola.
“Es de toda mi confianza”
Es una frase que escuchamos frecuentemente entre empresarios.
“Mi hermano ve la administración.”
“Ella lleva 15 años conmigo.”
“Él se preocupa de los pagos.”
“Mi señora controla las cuentas.”
“Ella sabe cómo funciona todo.”
Y probablemente sean personas extraordinariamente comprometidas con la empresa.
El problema no es la confianza.
El problema aparece cuando la confianza reemplaza al sistema de gestión.
Porque una persona puede ser absolutamente honesta, leal y responsable y, al mismo tiempo, no tener todos los conocimientos necesarios para gestionar correctamente las distintas dimensiones de una empresa.
Pensemos en lo que hoy significa administrar una PyME.
Hay que entender de flujo de caja, costos, márgenes, remuneraciones, legislación laboral, impuestos, contratos, seguridad y salud en el trabajo, productividad, ventas, cobranza, personas, proveedores, protección de datos, operaciones y planificación.
Además, hay que mantenerse actualizado.
¿Es razonable esperar que una sola persona domine todo eso?
Probablemente no.
Confianza no es lo mismo que control
Esta distinción es fundamental.
La confianza es un valor humano.
El control es una capacidad organizacional.
Una empresa necesita ambas.
El dueño puede confiar completamente en una persona y, aun así, necesitar mecanismos que le permitan verificar objetivamente cómo está funcionando su empresa.
No porque desconfíe.
Sino porque gestionar significa medir, comparar, anticipar y decidir.
Un buen sistema de gestión no pregunta solamente:
“¿Está todo bien?”
Pregunta:
¿Cuánto estamos vendiendo?
¿Cuánto estamos ganando realmente?
¿Cómo está evolucionando nuestro margen?
¿Cuánta caja tendremos dentro de tres meses?
¿Estamos cobrando oportunamente?
¿Nuestros costos están aumentando?
¿Estamos utilizando eficientemente nuestras horas de trabajo?
¿Tenemos contingencias laborales?
¿Estamos cumpliendo nuestras obligaciones legales?
¿Qué indicadores se están desviando?
¿Qué decisiones deberíamos tomar ahora?
Son preguntas diferentes.
Y requieren información diferente.
El verdadero riesgo: las personas imprescindibles
Hay una señal que debería preocupar a cualquier empresario:
“Eso solamente lo sabe hacer Juan.”
O:
“Pregúntale a María, porque ella sabe dónde está.”
Puede parecer una demostración de experiencia y confianza, pero también revela una debilidad organizacional.
¿Qué ocurre si Juan se enferma?
¿Qué ocurre si María se va de vacaciones?
¿Qué pasa si recibe una mejor oferta laboral?
¿Qué sucede si simplemente decide irse?
Si una parte relevante del funcionamiento de la empresa se detiene, significa que el conocimiento estaba en la persona y no en la organización.
La experiencia de las personas es tremendamente valiosa.
Pero una empresa debería ser capaz de transformar esa experiencia en procesos, información, procedimientos, indicadores y conocimiento organizacional.
Porque existe una gran diferencia entre tener personas valiosas y depender de personas imprescindibles.
¿Qué podemos aprender de un directorio?
Un buen directorio tiene una característica interesante: reúne distintas miradas sobre una misma empresa.
Alguien mira las finanzas.
Otro analiza la operación.
Otro observa el mercado.
Otro cuestiona la estrategia.
Otro identifica riesgos.
Y la administración entrega información para que esas personas puedan evaluar objetivamente qué está ocurriendo.
Nadie necesita saberlo todo.
La fortaleza está precisamente en la combinación de capacidades.
Entonces surge una pregunta:
¿Por qué una PyME debería gestionar de una manera completamente diferente?
Evidentemente, una pequeña empresa no necesita replicar la estructura ni los costos de una gran corporación.
Pero perfectamente puede adoptar la lógica de gestión de un directorio.
Es decir:
tener información confiable;
mirar periódicamente sus resultados;
contar con distintas competencias;
detectar desviaciones;
anticipar riesgos;
evaluar alternativas;
y tomar decisiones respaldadas por datos.
El dueño tampoco tiene que saberlo todo
Este punto es igualmente importante.
Muchos empresarios construyeron sus compañías porque conocían extraordinariamente bien su negocio.
Sabían fabricar.
Construir.
Transportar.
Vender.
Importar.
Programar.
Diseñar.
Prestar un determinado servicio.
Ese conocimiento permitió crear la empresa.
Pero cuando la organización crece aparece una nueva profesión:
gestionar la empresa.
Y administrar una organización requiere capacidades diferentes de aquellas que permitieron crear su producto o servicio.
Por eso el empresario tampoco debería imponerse la obligación de saberlo todo.
Su responsabilidad es otra:
construir una organización que pueda funcionar correctamente sin que una sola persona tenga que saberlo todo.
De una persona de confianza a un sistema de confianza
Este cambio de mirada puede transformar una empresa.
En lugar de preguntarnos:
“¿En quién puedo confiar para que cuide mi negocio?”
podríamos preguntarnos:
“¿Qué sistema me permite saber que mi negocio está siendo bien gestionado?”
Eso significa que la información relevante no debería estar solamente en la cabeza de alguien.
Debe estar registrada.
Los procesos críticos deben estar definidos.
Las responsabilidades deben estar claras.
Los resultados deben poder medirse.
Los indicadores deben permitir detectar desviaciones.
Los riesgos deben ser visibles.
Las obligaciones legales deben tener responsables y fechas.
Y las decisiones importantes deberían quedar respaldadas por información.
Entonces ocurre algo muy importante:
la confianza deja de depender exclusivamente de una persona y comienza a descansar sobre una estructura.
Esto también protege a las personas de confianza
Profesionalizar la gestión no significa quitarles poder o importancia a quienes llevan años acompañando al empresario.
Puede significar exactamente lo contrario.
Una persona que concentra administración, pagos, remuneraciones, proveedores, contratos, documentación y además debe responder permanentemente las consultas del dueño puede transformarse en un cuello de botella.
Y probablemente también esté sometida a una enorme presión.
Cuando existen procesos, herramientas, especialistas e información disponible, esa persona puede concentrarse en aquello donde realmente aporta valor.
El sistema no reemplaza a las buenas personas. Las potencia.
¿Y si una PyME pudiera tener su propio “directorio gerencial”?
No estamos hablando necesariamente de constituir un directorio societario formal.
Estamos hablando de aplicar su lógica.
Imaginemos que periódicamente el dueño pudiera observar su empresa desde distintas perspectivas:
Administración y Finanzas
¿Cómo estamos de caja, costos, rentabilidad y capital de trabajo?
Personas
¿Cómo estamos gestionando nuestra dotación, remuneraciones, desempeño y productividad?
Laboral y Legal
¿Qué obligaciones tenemos? ¿Qué riesgos existen? ¿Estamos actualizados?
Comercial
¿Cómo evolucionan ventas, clientes, márgenes y oportunidades?
Operaciones
¿Estamos utilizando eficientemente nuestros recursos?
Control de Gestión
¿Estamos obteniendo los resultados esperados? ¿Dónde están las desviaciones? ¿Qué deberíamos corregir?
Ahora agreguemos algo más.
Que toda esa información pueda integrarse.
Que existan indicadores.
Que puedan generarse alertas.
Que haya seguimiento.
Y que especialistas puedan intervenir cuando sea necesario.
Eso comienza a parecerse a una capacidad que tradicionalmente estaba disponible principalmente para empresas más grandes.
Pero hoy la tecnología permite hacerlo de otra manera.
Una PyME no necesita copiar la estructura de una gran empresa
Una empresa pequeña probablemente no necesita contratar a tiempo completo un gerente financiero, un gerente de personas, un abogado laboral, un especialista en operaciones, un controller y distintos asesores.
Sería económicamente poco razonable.
Pero eso no significa que no necesite esas competencias.
La diferencia está en cómo acceder a ellas.
Puede hacerlo de manera flexible.
Por uso.
Cuando las necesita.
Integrando especialistas, tecnología, información y seguimiento dentro de una misma estructura de gestión.
Y ahí aparece una oportunidad especialmente relevante para las PyMEs.
La propuesta de HubGerencial
En HubGerencial creemos que el dueño debería poder concentrarse cada vez más en aquello que realmente genera valor para su empresa.
Y para conseguirlo necesita tranquilidad.
Pero la tranquilidad empresarial no debería provenir solamente de pensar:
“Tengo una persona de confianza que se preocupa de eso.”
Debería provenir de poder decir:
“Tengo una estructura que me permite saber qué está ocurriendo.”
Por eso nuestra mirada integra Administración y Finanzas, Personas, Laboral y Legal, Comercial, Operaciones y Control de Gestión.
No buscamos reemplazar al empresario.
Tampoco reemplazar a sus personas de confianza.
Buscamos entregarles estructura, información, herramientas, tecnología, especialistas y seguimiento para gestionar mejor.
Es pasar de depender de personas aisladas a construir una organización que pueda aprender, medir, controlar y decidir.
Una empresa realmente cuidada
Quizás durante muchos años pensamos que cuidar una empresa significaba tener cerca a alguien de absoluta confianza.
Hoy necesitamos ampliar esa definición.
Cuidar una empresa también significa tener información.
Procesos.
Indicadores.
Especialistas.
Alertas.
Control.
Seguimiento.
Y capacidad de anticipación.
Porque una empresa bien gestionada no debería depender de que una determinada persona recuerde algo, conozca algo o esté disponible para que las cosas funcionen.
Las personas son fundamentales.
Pero también lo son las estructuras que les permiten hacer bien su trabajo.
Por eso, quizás la pregunta que todo dueño o gerente debería hacerse no es:
“¿Tengo personas de confianza?”
La pregunta es:
“¿Tengo un sistema de gestión en el que pueda confiar?”
Y existe una manera bastante simple de comprobarlo:
Si mañana la persona que más sabe de tu empresa no pudiera trabajar durante 30 días, ¿seguirías teniendo el mismo control del negocio?
Si la respuesta es no, probablemente no tengas un problema de personas.
Tienes una oportunidad para construir una empresa más sólida.
HubGerencial
Consultoría con tecnología que genera valor.
Una estructura de gestión para que las PyMEs puedan acceder a información, especialistas y herramientas sin tener que construir la estructura de costos de una gran empresa.
Menos dependencia. Más información. Más control. Mejores decisiones.
