Introducción
En muchas empresas existe una idea profundamente instalada: si una persona puede hacer dos tareas, entonces debería poder hacerlas simultáneamente.
Parece lógico.
Pero muchas veces ocurre exactamente lo contrario.
Cuando acumulamos tareas, interrupciones, controles, correos, reuniones y procesos sobre las mismas personas, no necesariamente aumentamos la productividad. Podemos estar aumentando el tiempo, los errores y el desgaste.
La productividad no consiste simplemente en trabajar más rápido.
Consiste en obtener un mejor resultado utilizando inteligentemente el tiempo, las personas y los recursos disponibles.
Veamos algunos ejemplos muy simples.
¿Trabajar más significa ser más productivo?
Una persona puede contar del 1 al 10 en pocos segundos:
1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10.
También puede decir rápidamente las primeras diez letras del abecedario:
A, B, C, D, E, F, G, H, I, J.
Pero pídale que haga ambas cosas simultáneamente:
1A, 2B, 3C, 4D, 5E, 6F, 7G, 8H, 9I, 10J.
Probablemente demorará más y tendrá que concentrarse para no equivocarse.
Las dos tareas no cambiaron. Lo que cambió fue la forma de ejecutarlas.
Este pequeño experimento permite entender uno de los grandes desafíos de la productividad empresarial: muchas veces intentamos mejorar los resultados agregando tareas, controles, personas o tecnología, cuando el verdadero problema está en cómo diseñamos el trabajo.
Productividad no significa simplemente hacer más.
Significa generar mejores resultados con los recursos disponibles.
Y para conseguirlo debemos hablar también de eficiencia, procesos y mejora continua.
Productividad, eficiencia y mejora continua: ¿son lo mismo?
Aunque están estrechamente relacionadas, representan conceptos diferentes.
Productividad
La productividad relaciona los resultados obtenidos con los recursos utilizados para conseguirlos.
Si una empresa puede producir 120 unidades utilizando los mismos recursos con los que anteriormente producía 100, aumentó su productividad.
Eficiencia
La eficiencia consiste en conseguir un resultado utilizando racionalmente tiempo, personas, dinero y otros recursos.
No significa necesariamente trabajar más rápido.
Significa reducir desperdicios, esperas, duplicaciones, errores y actividades que no agregan valor.
Mejora continua
La mejora continua es el proceso sistemático de observar cómo trabajamos, detectar oportunidades, introducir cambios, medir sus resultados y volver a mejorar.
Podemos resumirlo así:
Observar → Medir → Simplificar → Probar → Medir nuevamente → Mejorar.
Veamos cómo funciona con ejemplos extremadamente simples.
1. Multitarea: contar y decir el abecedario
Volvamos al experimento inicial.
Primero:
1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 6 – 7 – 8 – 9 – 10
Después:
A – B – C – D – E – F – G – H – I – J
Finalmente:
1A – 2B – 3C – 4D – 5E – 6F – 7G – 8H – 9I – 10J
Cuando alternamos entre ambas secuencias necesitamos mayor concentración y normalmente demoramos más.
¿Qué ocurre en una empresa?
Algo muy parecido.
Una persona está preparando una cotización.
Recibe un correo.
Lo responde.
Vuelve a la cotización.
Suena el teléfono.
Atiende.
Regresa al documento.
Un compañero le solicita información.
Busca el antecedente.
Después intenta recordar dónde había quedado.
La persona puede haber estado ocupada durante toda la mañana.
Pero estar ocupado no necesariamente significa ser productivo.
Lección de productividad
Cada cambio de contexto tiene un costo.
Por eso, antes de agregar nuevas tareas a una persona, conviene preguntarse:
¿Estamos aprovechando realmente su capacidad o simplemente estamos fragmentando su trabajo?
2. Alternar tareas puede ser más lento que terminarlas
Probemos otro ejercicio.
Escriba primero:
LA PRODUCTIVIDAD IMPORTA
Después escriba:
1234567890123456789012
Ahora intente hacerlo nuevamente alternando una letra y un número.
Probablemente demorará bastante más.
El volumen total de trabajo prácticamente no cambió.
Lo que agregamos fue una actividad que no genera ningún valor:
cambiar permanentemente de tarea.
Aplicación empresarial
Piense en un proceso administrativo típico:
Excel → ERP → correo → WhatsApp → ERP → Excel → aprobación → correo.
Cada transición parece insignificante.
Pero cientos de pequeñas interrupciones acumuladas durante un mes pueden representar muchas horas de trabajo improductivo.
Pregunta de mejora continua
¿Cuántos cambios de sistema, plataforma o tarea necesita una persona para completar un proceso?
Ahí puede existir una oportunidad importante de eficiencia.
3. Ordenar antes de trabajar puede ahorrar cientos de horas
Imagine que necesita encontrar diez documentos dentro de una mesa cubierta por 200 papeles.
Puede comenzar inmediatamente a buscar.
O puede primero clasificarlos por cliente, fecha o categoría.
La segunda alternativa inicialmente parece más lenta.
Pero una vez organizada la información, cada búsqueda posterior será considerablemente más rápida.
El equivalente empresarial
Muchas organizaciones postergan la documentación y organización de información porque:
“No tenemos tiempo para ordenar; tenemos demasiado trabajo.”
Pero precisamente porque tienen demasiado trabajo necesitan hacerlo.
Bases de datos desordenadas, archivos duplicados, carpetas personales y diferentes versiones de un mismo documento generan pérdidas permanentes de productividad.
Lección
Ordenar no siempre es un costo. Puede ser una inversión en productividad futura.
4. Procesar por lotes: el ejemplo de los 20 sobres
Supongamos que debemos preparar 20 sobres.
Cada uno requiere:
- doblar una hoja;
- introducirla;
- cerrar el sobre;
- colocar una etiqueta.
Podemos terminar completamente un sobre antes de comenzar el siguiente.
Otra alternativa es agrupar actividades similares:
doblar las 20 hojas → introducirlas → cerrar los sobres → etiquetarlos.
Dependiendo del proceso, herramientas y volumen, reducir los cambios entre actividades puede aumentar la eficiencia.
Pero existe un riesgo.
Si descubrimos demasiado tarde que utilizamos el documento equivocado, podríamos tener 20 errores terminados.
Lección de mejora continua
No existe una única respuesta correcta.
La eficiencia consiste en encontrar el flujo y tamaño de lote adecuados.
A veces convendrá agrupar tareas.
Otras veces será preferible trabajar con lotes pequeños para detectar problemas rápidamente.
La pregunta no debería ser solamente:
¿Cómo hacemos esto más rápido?
Sino:
¿Cómo hacemos que todo el proceso funcione mejor?
5. Buscar información también es trabajo
Imagine dos personas realizando exactamente la misma tarea.
La primera tiene toda la información y herramientas disponibles.
La segunda debe levantarse constantemente, buscar documentos, preguntar datos, solicitar claves o esperar respuestas.
Ambas trabajan ocho horas.
Ambas pueden tener exactamente las mismas capacidades.
Pero difícilmente tendrán la misma productividad.
¿Dónde se esconde la ineficiencia?
Muchas pérdidas de productividad empresarial están escondidas en pequeñas acciones:
- buscar documentos;
- preguntar quién tiene determinada información;
- solicitar nuevamente antecedentes;
- esperar autorizaciones;
- ingresar datos repetidos;
- corregir información;
- identificar cuál es la última versión de un archivo.
Individualmente parecen minutos.
Multiplicados por personas, días y meses pueden transformarse en cientos de horas.
Lección
Antes de preguntarnos cómo conseguir que alguien trabaje más rápido deberíamos preguntarnos:
¿Tiene todo lo necesario para hacer bien su trabajo?
6. Más controles no siempre significan mayor control
Imagine cinco personas que deben trasladar una pelota desde el punto A hasta el punto B.
Simple.
Ahora agreguemos condiciones.
Antes de pasarla, alguien debe completar un formulario.
Otra persona debe revisarlo.
Una tercera debe autorizarlo.
Después hay que registrar el movimiento en un sistema.
Finalmente debe enviarse un correo confirmando que la pelota fue entregada.
La pelota es la misma.
Pero el proceso se volvió considerablemente más complejo.
Esto ocurre todos los días en las empresas
Un problema genera un control.
Después ocurre otro problema y agregamos otra aprobación.
Posteriormente incorporamos una planilla.
Luego un informe.
Finalmente nadie recuerda exactamente por qué existen determinados pasos.
Lección de eficiencia
Control y burocracia no son sinónimos.
Los controles que previenen riesgos importantes agregan valor.
Los controles redundantes simplemente agregan costo.
7. Diez viajes versus un solo viaje
Una persona debe trasladar diez objetos desde un extremo de una habitación al otro.
Puede hacer diez viajes.
También podría utilizar una bandeja o un carro y reducir drásticamente los desplazamientos.
La persona no necesita caminar más rápido.
No necesita capacitación adicional.
No necesita trabajar horas extraordinarias.
Simplemente necesita un método mejor.
Aplicación empresarial
Esta idea es fundamental para la mejora continua.
Muchas empresas intentan aumentar la productividad presionando a las personas:
más rápido, más ventas, más producción, más llamadas, más informes.
Pero pocas veces preguntan:
¿Existe una forma más simple de hacer este trabajo?
Principio fundamental
Antes de pedir más esfuerzo, revise el método.
8. Las instrucciones claras también generan productividad
Entreguemos a dos personas las mismas piezas para armar un objeto.
A la primera le entregamos solamente las piezas.
A la segunda, las piezas ordenadas y una secuencia clara de montaje.
Probablemente la segunda terminará antes y tendrá menos errores.
No necesariamente porque sea más competente.
Simplemente trabaja dentro de un proceso mejor diseñado.
El valor de los procedimientos
Un procedimiento empresarial útil debería permitir responder:
¿Qué hacemos?
¿Quién lo hace?
¿Cuándo?
¿Con qué información?
¿Cómo verificamos que quedó correctamente realizado?
¿Qué hacemos cuando aparece una excepción?
Documentar procesos no debería consistir en crear manuales que nadie consulta.
Debería servir para hacer más fácil ejecutar correctamente el trabajo.
9. Lo que se mide se puede mejorar
Compare estas dos instrucciones.
Empresa A
“Tenemos que mejorar la atención al cliente.”
Empresa B
“Actualmente demoramos 48 horas en responder. Queremos bajar a 12 horas sin aumentar nuestra tasa de errores.”
¿Cuál tiene mayores posibilidades de mejorar?
La segunda.
Porque conoce su punto de partida y tiene un objetivo medible.
Indicadores para mejorar la productividad
Una PyME no necesita necesariamente cientos de KPI.
Puede comenzar midiendo variables fundamentales:
- tiempo de proceso;
- costo;
- productividad;
- errores y reprocesos;
- cumplimiento;
- calidad;
- satisfacción del cliente.
Los indicadores transforman opiniones en información para tomar decisiones.
Lección
Si no sabemos dónde estamos, difícilmente podremos saber si estamos mejorando.
10. Automatizar un mal proceso no lo convierte en un buen proceso
Este es uno de los errores más frecuentes en la transformación digital.
Supongamos que tenemos un proceso administrativo compuesto por 12 pasos.
Después de analizarlo descubrimos que cuatro no agregan valor y dos están duplicados.
Podemos implementar un software y automatizar los 12 pasos.
Técnicamente habremos automatizado el proceso.
Pero continuaremos ejecutando seis actividades innecesarias.
Solo que ahora las ejecutaremos digitalmente.
El orden correcto de la transformación
Antes de automatizar deberíamos seguir una secuencia:
1. Observar
¿Qué hacemos actualmente?
2. Eliminar
¿Qué actividades no agregan valor?
3. Simplificar
¿Podemos reducir pasos?
4. Estandarizar
¿Existe una forma consistente de hacerlo?
5. Medir
¿Cómo evaluaremos el resultado?
6. Automatizar
¿Qué tareas repetitivas puede realizar la tecnología?
Este orden es importante.
La tecnología puede multiplicar la eficiencia de un buen proceso, pero también puede acelerar un proceso mal diseñado.
¿Cómo detectar oportunidades de productividad en una empresa?
Existe un ejercicio muy sencillo.
Seleccione un proceso cotidiano de su organización y obsérvelo durante una hora.
No comience tratando de solucionarlo.
Primero registre qué ocurre.
Busque especialmente:
Esperas: tiempo durante el cual una actividad queda detenida.
Búsquedas: información, documentos, materiales o personas que deben localizarse.
Duplicaciones: información que se registra más de una vez.
Interrupciones: cambios permanentes entre tareas.
Aprobaciones: controles que podrían ser innecesarios.
Reprocesos: actividades que deben repetirse debido a errores.
Traslados: movimientos físicos o digitales innecesarios.
Tareas manuales repetitivas: candidatas potenciales para automatización.
Probablemente aparecerán oportunidades que hasta ese momento estaban escondidas dentro de la operación cotidiana.
El verdadero desafío: pasar de gestionar personas a gestionar sistemas
Cuando un proceso demora demasiado, la primera pregunta suele ser:
“¿Por qué esta persona se demora tanto?”
Pero existe una pregunta gerencial mucho más interesante:
“¿Qué existe en nuestro sistema que hace que esta tarea demore tanto?”
Ese cambio de perspectiva es fundamental.
Una empresa eficiente no es aquella donde todos están corriendo permanentemente.
Es aquella donde el trabajo fluye.
La información está disponible.
Las responsabilidades están claras.
Los procesos críticos están definidos.
Los problemas son visibles.
Los resultados se miden.
Y la tecnología se utiliza para eliminar trabajo repetitivo y mejorar la capacidad de decisión.
Mejora continua: pequeñas mejoras que generan grandes resultados
No toda mejora necesita comenzar con un gran proyecto de transformación.
Una empresa puede comenzar con preguntas muy simples:
¿Por qué hacemos esto?
¿Por qué lo hacemos de esta manera?
¿Qué pasaría si eliminamos este paso?
¿Podemos hacerlo una sola vez en lugar de dos?
¿Podemos evitar esta espera?
¿Podemos centralizar esta información?
¿Podemos medir el resultado?
¿Podemos automatizarlo?
Cuando estas preguntas forman parte de la gestión cotidiana, la mejora continua deja de ser un proyecto y comienza a transformarse en una forma de administrar.
Productividad empresarial: no se trata de correr más rápido
Esta probablemente sea la principal conclusión.
Una empresa puede intentar aumentar su productividad exigiendo constantemente mayor esfuerzo a las personas.
Pero esa estrategia tiene límites.
Existe otra fuente de productividad mucho más poderosa:
eliminar aquello que consume tiempo sin generar valor.
Menos búsquedas.
Menos duplicaciones.
Menos interrupciones.
Menos reprocesos.
Menos burocracia innecesaria.
Mejor información.
Procesos más simples.
Responsabilidades claras.
Indicadores útiles.
Y tecnología aplicada donde realmente genera valor.
Por eso, antes de contratar más personas, agregar nuevos controles o implementar otro software, puede ser conveniente hacer algo mucho más sencillo:
observar cómo está trabajando realmente la empresa.
Es posible que una parte importante de la productividad que estamos buscando ya esté dentro de la organización, esperando ser liberada.
¿Cómo puede ayudar HubGerencial?
En HubGerencial trabajamos sobre una premisa simple:
antes de agregar recursos, mejoremos el sistema.
Analizamos la operación, identificamos ineficiencias, ordenamos procesos, estructuramos información, definimos indicadores y utilizamos tecnología para transformar la gestión en resultados medibles.
Porque la transformación empresarial no consiste solamente en incorporar software.
Consiste en combinar correctamente personas + procesos + información + gestión + tecnología.
¿Cuánto tiempo pierde hoy su empresa en actividades que no agregan valor?
Ese puede ser el mejor lugar para comenzar.
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